Digitalisierungsberatung

Die Digitalisierung stellt Kommunen vor eine große Herausforderung: Nicht nur gilt es, im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen den Bürgerinnen und Bürgern auch digital anzubieten. Ebenso wichtig ist die durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörde sowie die Auseinandersetzung mit weiteren Zukunftsthemen wie Smart City/Smart Region. Im Zuge einer gemeinsamen Umsetzungsvereinbarung zwischen dem Land Hessen und den Kommunalen Spitzenverbänden bietet die ekom21 ihren kommunalen Kunden geförderte Beratungsleistungen zu verschiedenen aufeinander aufbauenden Aspekten der Digitalisierung.

Beratungsleistungen

Ziel der Beratungsleistungen der ekom21 ist eine umfassende Beratung der Kommunen zum OZG und der Verwaltungsdigitalisierung sowie die Einleitung bzw. die Beschleunigung der Umsetzung des OZG und der digitalen Transformation bei den jeweiligen zu beratenden Kommunen

Dank den von der ekom21 maßgeschneiderten Beratungslösungen gefördert durch das Land Hessen können unsere Beraterinnen und Berater auf Ihre individuelle Ausgangssituation eingehen und Sie gezielt bei der Bewältigung der Herausforderung OZG und Verwaltungsdigitalisierung unterstützen.

Aufbau der Digitalisierungsberatung

Um die individuellen Ausgangssituationen und unterschiedlichen Vorgehensweisen auf kommunaler Ebene berücksichtigen zu können, umfasst das Beratungskonzept vier unterschiedliche Module, die aufeinander abgestimmt sind und ggf. aufbauend von den einzelnen Kommunen für deren Beratungsbedarf ausgewählt und zusammengestellt werden können.

Förderinformationen

Am 27. September 2019 haben das Land Hessen und die kommunalen Spitzenverbände eine Vereinbarung über eine Zusammenarbeit u. a. zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) mit den Kommunen unterzeichnet. Diese Vereinbarung bildet die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit zwischen den Kommunen und dem Land Hessen sowohl bei der Umsetzung des OZG als auch für die Unterstützung des Landes bei der Digitalisierung der Verwaltung bis einschließlich 2024. Insgesamt rund 37 Millionen Euro investiert das Land Hessen in die Verwaltungsdigitalisierung der Kommunen.

Auch die Digitalisierungsberatung ist ein Baustein dieser Umsetzungsvereinbarung und damit förderfähig.

Das Land Hessen finanziert pro Kommune folgende Module. Zur Auswahl stehen:

Modul 1 und/oder Modul 2 - gefördert durch das Hessische Ministerium des Inneren und für Sport bis zum 31.12.2023
Modul 3 und/oder 4 - gefördert über das Programm "Starke Heimat Hessen" durch die Hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung bis zum 31.12.2024
Solange das Förderbudget vorhanden ist, kann die Förderung in Anspruch genommen werden. Daher empfiehlt sich eine rechtzeitige Beantragung.

Sollten Sie eine weiterführende Unterstützung benötigen,kommen Sie gerne auf uns zu.

Angebotsübersicht

Im Zuge einer gemeinsamen Umsetzungsvereinbarung zwischen dem Land Hessen und den Kommunalen Spitzenverbänden bietet die ekom21 ihren kommunalen Kunden geförderte Beratungsleistungen zu verschiedenen aufeinander aufbauenden Aspekten der Digitalisierung.

Das Beratungskonzept umfasst vier unterschiedliche Module, die aufeinander abgestimmt sind. Sie erhalten nicht nur wesentliche Informationen an die Hand gegeben, sondern zeigen Ihnen, wie sie aktiv von Ihrer jeweiligen Situation aus in die Umsetzung kommen.

Das Beratungskonzept umfasst die nachfolgenden vier Module. Für ausführlichere Informationen zu den Inhalten und Zielgruppe klicken Sie bitte auf das jeweilige Modul.

Modul 1: Einführung/Überblick zum OZG
Inhalte
1. Gesetzliche Grundlagen (OZG, E-Government-Gesetz, Hessisches E-Government-Gesetz, Datenschutzgrundverordnung)
2. Beteiligung der Personalvertretung bei der Umsetzung des OZG (HPVG)
3. Schriftformerfordernis (Verwaltungsverfahrensgesetz, hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz)
4. Umsetzungsstrukturen OZG-Kommunal
5. Organisations-, Technik- und Betriebskonzept
6. Mitwirkung der Kommunen in den Digitalisierungsfabriken
7. Nutzungsmöglichkeiten der Lösungsbausteine für die Kommunen, Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen)
8. Kommunales Portal / Internetauftritt
9. Chancen des OZG für die Digitalisierung der Kommunalverwaltung anhand von Best Practice Beispielen.
Zielsetzung
Die Kommunen kennen die wesentlichen Bausteine zur OZG Umsetzung und können für die eigene Verwaltung Maßnahmenpläne zur Durchführung der technischen und organisatorischen Umsetzung erarbeiten. Vorhandene Online-Services können in die Maßnahmenplanung integriert und weitere Digitalisierungsmöglichkeiten der Verwaltung berücksichtigt werden.
Zielgruppe:
Verwaltungsspitze, Amtsleitungen, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, Inter-net/CMS-Beauftragte, Presse/Öffentlichkeitsarbeit, IT-Administration.
Beratungsumfang:
2,5 Tage (davon 2 Tage vor Ort und 0,5 Tage Ergebnisbesprechung
Modul 2: Umsetzungsberatung für die OZG-Digitalisierung
Inhalte:
a. Definition von Handlungsfeldern für die Kommune
b. Fachverfahren
c. Schnittstellen zu Fachverfahren
d. Prozessanalyse, Prozessoptimierung
e. Optional Einführung vorhandener civento-Prozesse aus Bibliothek
f. Entwicklung neuer civento-Prozesse / State-Of-The-Art-Lösungen
g. Erstellung eines Umsetzungsplans
h. Organisation innerhalb der Verwaltung
i. Arbeitsteilige Vorgehensweise in Modellkommunen.
Zielsetzung:
Die Kommunen können Digitalisierungsmaßnahmen in der eigenen Verwaltung planen und umsetzen und kennen die Vorteile der gemeinschaftlichen Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben durch die interkommunale Zusammenarbeit (IKZ). Sie können Handlungsfelder zur Erstellung eines Projektplans von bis zu 24 Monaten inklusive Zielen, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und des Finanzierungsrahmens für Maßnahmen definieren. Vorhandene Fachverfahren und Online-Services sind bekannt. Die Teilnehmenden werden befähigt, eigene Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen innerhalb der eigenen Kommune durchzuführen.
Zielgruppe:
Verwaltungsspitze, Amtsleitungen, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, IT Administration, Projektmanagement, Digitalisierungsbeauftragte, Personalvertretungen.
Voraussetzung: Inanspruchnahme Modul 1 oder Kenntnisse zu den Inhalten von Modul 1.
Beratungsumfang:
2,5 Tage (davon 2 Tage vor Ort und 0,5 Tage Ergebnisbesprechung)
Modul 3: Weiterführende Beratung, produkt- und anbieterneutraler Zukunftsausblick unter Einbeziehung der e-Akte
Inhalte
1. Lösungsarchitektur
2. Organisation (Aktenplan)
3. Lösungsbausteine
4. Nutzung von civento
5. Schnittstellen zu Fachverfahren
6. Umsetzungsplanung
7. Organisationsveränderungen (Veraktung, Abläufe)
8. Kommunales Archiv.
Zielsetzung:
Die Kommunen kennen die organisatorischen Grundlagen und Vorarbeiten zur Einführung der e-Akte. Sie können einen Aktenplan zur schrittweisen Einführung der e-Akte planen/umsetzen und kennen bereits vorhandene Lösungsbausteine (Fachverfahren und DMS) einschließlich civento.
Zielgruppe:
Verwaltungsspitze, Amtsleitungen, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, IT Administration, Projektmanagement, Digitalisierungsbeauftragte, Personalvertretungen.
Beratungsumfang:
3,0 Tage (davon 2,5 Tage vor Ort und 0,5 Tage Ergebnisbesprechung)
Modul 4: Digitalisierung der Kommune
Inhalte
1. Besprechung von allgemeinen und grundlegenden Fragen zur Digitalisierung von kommunalen Handlungsbereichen
2. Herausarbeiten von Schwerpunkten der kommunalen Digitalisierungsbestrebungen
3. Fachliche Vertiefung von fokussierten Handlungsfeldern
4. Erarbeitung von Grundlagen und Skizzen für die Erstellung von Digitalisierungsstrategien oder –konzepten
5. Erarbeitung einer Projektskizze zur Einreichung in Phase 2 des Förderprogramms zur Digitalisierung von Kommunen im Rahmen des Programms Starke Heimat Hessen (Gemeinschaftsvorhaben, nach Veröffentlichung der entsprechenden Förderrichtlinie).
Zielsetzung:
Die tatsächlichen Ziele der Beratung können fallweise je nach Interesse der Kommune variieren. Die Teilnehmenden haben einen Überblick über kommunale digitale Handlungsfelder und jeweils den Nutzen, die Hürden und Risiken. Sie haben für ihre Kommune eine Auswahl getroffen, in welchen Handlungsfeldern zukünftig ein verstärktes Engagement mit welchen potenziellen Gewinnen erfolgt und kennen in den gewählten Handlungsfeldern erste fachliche Ansätze geeigneter Maßnahmen. Individuelle strategische Ansätze, an denen die weitere Umsetzung von Maßnahmen ausgerichtet werden kann, sind herausgearbeitet. Kommunen, die eine gemeinsame Projektskizze in Phase 2 der Förderung der Digitalisierung der Kommunen im Rah-men des Programms Starke Heimat Hessen einreichen wollen, erhalten konkrete Unterstützung bei der Ausarbeitung dieser Projektskizze.
Zielgruppe:
Verwaltungsspitze, Amtsleitungen, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, Projektma-nagement, Digitalisierungsbeauftragte, Personalvertretungen, Presse/Öffentlichkeits-arbeit, entsprechende Fachlichkeit.
Beratungsumfang:
2,5 Tage (davon 2 Tage vor Ort und 0,5 Tage Ergebnisbesprechung)