eAkte
Welche Rolle spielt die eAkte im Kontext der Digitalisierung?
Die eAkte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung – neben den Online-Services und der elektronischen Vorgangsbearbeitung – und von gleicher Wichtigkeit. Sie erlaubt die strukturierte elektronische Aktenführung und orientiert sich dabei am Aufbau der herkömmlichen Papierakte.
Die eAkte unterstützt die Sachbearbeitung durch sofortige, ortsunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente im Kontext der jeweiligen Vorgangsbearbeitung. Sie entbindet die Sachbearbeiter*innen von der Pflege und Ablage der Dokumente aus der laufenden Vorgangsbearbeitung heraus. Zudem stellt sie die Rechtskonformität der in der eAkte abgelegten Dokumente sicher, indem sie deren Unveränderbarkeit gewährleistet. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die Vorschriften des Hessischen Aktenführungserlasses relevant. Sie können Dokumente über verschiedene Wege der eAkte hinzufügen – direkt elektronisch aus Ihrer Fachanwendung heraus, über Digitalisierungsarbeitsplätze oder andere Eingangskanäle wie z. B. E-Mail oder Fax. Ebenso können Sie diese in Ihren Fachverfahren zur Unterstützung der Sachbearbeitung visualisieren.
Was passiert eigentlich mit unseren Papierakten?
Im Rahmen der Digitalisierung stehen viele Verwaltungen vor der Frage, wie mit den Bestandsakten in Papier umgegangen werden soll. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit mit unseren Partnern Ihre Papierakten in Ihre eAkte zu integrieren.
Nach einer europaweiten Ausschreibung hat die ekom21 hierfür vier Full-Service-Dienstleister als Partner gewinnen können, die über professionelle moderne Scannerstraßen verfügen und Ihnen damit eine qualitativ hochwertige Verscannung Ihrer Dokumente gewährleisten können. Das gesamte Projekt wird durch unsere Partner begleitet von der Anforderungsaufnahme über die Abholung bis hin zur Rücklieferung der Akten.