Digitalisierungsplattform

civento Kommunal

Was bietet civento?

civento ist eine erweiterbare Prozessplattform mit vollständigem Dokumentenmanagement und Zahlungssystemintegration für die individualisierte Vorgangsbearbeitung – vom Antrag bis zur Archivierung. Die Digitalisierungsplattform bietet die Möglichkeit, vielfältige Verwaltungsprozesse zu definieren und auszuführen. Das können typische Antragsprozesse wie Bewohnerparken sein, aber auch verwaltungsinterne Vorgänge. Das Ergebnis: Bürger*innen und Unternehmen erhalten nicht nur leichter Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen, sondern profitieren auch von kürzeren Reaktionszeiten infolge effizienter Prozesse. Der Aufwand der Verwaltung sinkt, die Transparenz steigt.

civento ermöglicht es, die von den Bürger*innen eingegebenen Daten automatisiert dem jeweiligen Fachverfahren zur Verfügung zu stellen. Dadurch entsteht ein durchgängiger Workflow von der Eingabe über die Einspeisung in die Anwendung bis hin zur Abwicklung bzw. Bezahlung per E-Payment.

Ein großer Vorteil von civento liegt ebenso darin, dass es den bundesweiten Standard FIM (Föderiertes Informationsmanagement) zur Geschäftsprozessmodellierung erfüllt.

Weiterhin zeichnet sich civento durch seine Komptabilität aus mit u.a. dem digitalen Finanzwesen Infoma newsystem oder dem SAP-Finanzwesen.


Video: civento im Einsatz 

Prozessbibliothek

Ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal bei der Digitalisierung der Kommunen bietet civento mit der Prozessbibliothek: Ob es das Beantragen von Parkausweisen, Anmelden eines Hundes oder das An-, Ab- und Ummelden von Mülltonnen betrifft – die Prozessbibliothek von civento bietet derzeit mehr als 80 digitalisierte Prozesse.

Die ekom21 arbeitet permanent an der Entwicklung und Bereitstellung neuer Services innerhalb der Digitalisierungsplattform civento. Die digitalisierten Workflows werden in der Prozessbibliothek zur Verfügung gestellt und können von den Kommunen, auch anderer Bundesländer, genutzt werden. Dieser Mitnutzungsgedanke soll die Entwicklung und den gegenseitigen Austausch von digitalisierten Prozessen forcieren.

Mit civento stellt Ihnen die ekom21 von Anfang an folgende Prozesse in einer standardisierten Variante zur Verfügung, die Sie im Zuge der Bereitstellung einrichten können:

  • civento-Prozesse in der Grundausstattung

    Prozesse zur Unterstützung der Kommunen im Kontext der Corona-Krise

    Elektronischer Briefkasten

    Der civento-Prozess „Elektronischer Briefkasten“ unterstützt Sie im Sinne einer zentralen elektronischen Posteingangsstelle. Mit diesem Prozess stellen Sie sicher, dass Mitteilungen und Anträge von Bürgerinnen und Bürgern – auch unstrukturiert – an Ihre Verwaltung gesendet werden. Diese Übermittlung der Daten und Dokumente erfolgt verschlüsselt, anders als bei unverschlüsselten E-Mails. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass ggf. hochgeladene Dokumente vor der Bereitstellung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Schadprogramme gescannt und überprüft werden. Die eingegangenen Informationen und Dokumente können Sie dann an die zuständigen Stellen weiterleiten.

    Entschädigungen nach §56 des Infektionsschutzgesetzes

    Dieser Prozess ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern sowie Betrieben, online Entschädigungen nach §56 des Infektionsschutzgesetzes zu beantragen. Der Prozess bietet den Antragsstellern die Möglichkeit, alle benötigten Unterlagen und Nachweise anzuhängen, um eine schnelle und einfache Bearbeitung zu ermöglichen.

    Meldung von Corona-Verdachtsfällen

    Der Prozess ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern, online mit dem zuständigen Gesundheitsamt in Kontakt zu treten, wenn sie den Verdacht haben, an Covid-19 erkrankt zu sein. Gleichzeitig haben Sie bzw. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, die ggf. notwendigen Kontaktaufnahmen mit den Fragenden so in Ihre Abläufe einzubringen, dass eine geregelte Kommunikation möglich ist. Durch das sukzessive Bearbeiten der Anfragen bei gleichzeitigem Hinweis auf den Hausarzt, bei Menschen ohne Symptomen, ermöglicht der Prozess es, dass eine Reihe von Anfragen erst gar nicht persönlich eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter erreicht.

    Stundungsantrag

    Zahlungspflichtige (bei kommunalen Abgaben, wie Steuern, Gebühren, Beiträge), die u.a. wegen der Corona-Krise in Zahlungsschwierigkeiten geraten sind, können über diesen Prozess formlos einen Stundungsantrag stellen.Dem Stundungsantrag ist eine Begründung sowie ggf. Belege (z. B. Auszüge aus dem Kassenbuch) beizufügen. Die Stundung kann die Fälligkeit der Forderung hinausschieben. Die Entscheidung, ob ein Zahlungsaufschub gewährt wird, liegt nach der Antragsprüfung bei der zuständigen Behörde. 

    Freiwillige Hilfe

    Durch die aktuelle Corona-Pandemie bieten sich viele Freiwillige an, für zu Hause festsitzende Menschen zum Einkaufen zu gehen und andere Wege zu erledigen oder die Kinderbetreuung für Berufstätige zu übernehmen, die durch Kita- und Schulschließungen betroffen sind. Der Prozess bietet Ihnen die Möglichkeit, freiwillige Hilfskräfte zu akquirieren und kann Sie bei der Koordination zwischen Personen, die Ihre Hilfe anbieten und den Hilfsbedürftigen auf der anderen Seite unterstützen.

    Prozesse im Kontext des Standesamts

    Durch eine Reihe von Prozessen im Kontext des Standesamts können Bürgerinnen und Bürger Personenstandsurkunden von zu Hause aus beantragen, an sieben Tagen und 24 Stunden am Tag.

    Dazu gehört die Ausstellung von

    • Geburtsurkunden,
    • Sterbeurkunden,
    • Eheurkunden und
    • Lebenspartnerschaftsurkunden.

    Gleichzeitig ist es auch möglich, dass Geburtskrankenhäuser die Daten für Geburtsanzeigen oder Bestatter die Daten für Sterbefallanzeigen direkt online dem jeweiligen Standesamt übermitteln. Das spart allen Beteiligten Zeit und beschleunigt und vereinfacht das Verwaltungshandeln mit dem Standesamt erheblich.

    Sonstige Prozesse

    Anzeige einer vorübergehenden Gaststättenerlaubnis gem. § 6 Hessisches Gaststättengesetz

    Der Prozess ermöglicht es Gewerbetreibenden, eine vorübergehende Gastsstättenerlaubis aus besonderem Anlass (z.B. Jahrmarkt, Weihnachtsmarkt) online zu beantragen. Die entsprechenden Informationen - z.B. Ort und Zeitraum der Ausübung des Gaststättengewerbes, die zur Verabreichung vorgesehenen Speisen und Getränke, die voraussichtlich zu erwartende Besucherzahl - werden über den Prozess abgefragt und an die Gemeinde übermittelt.

Dokumentation in der Standardphase

 Leitfaden Anzeige vorübergehender Betrieb Gaststättengewerbe

 Leitfaden Urkundenanforderung Geburtsurkunde

 Leitfaden Voranmeldung Eheschliessung

 Profile OZG-Profil-und Sachbearbeiterprofil

 Vorgangseinstellungen Anzeige voruebergehender Betrieb Gaststättengewerbe

 Vorgangseinstellungen Standesamt

 Vorgangseinstellungen Urkundenanforderung

 Vorgangseinstellungen Voranmeldung Eheschliessung

Corona-Prozesse

Aufgrund der Corona-Pandemie stehen auch die kommunalen Verwaltungen vor extremen Herausforderungen. Die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe und Zugangskanäle für Bürger und Unternehmen gewinnt eine nochmals größere Bedeutung und Dringlichkeit. Die ekom21 stellt Ihnen hierzu dedizierte civento-Prozesse zur Verfügung, die Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. Die Prozesse münden standardmäßig im civento-Postkorb, dem allgemeinen Eingangskanal der gestellten Anträge. Über die Individualisierungsmöglichkeiten von civento haben Sie die Möglichkeit, die Prozesse auszubauen und so auch den Durchlauf und die Bearbeitung der Anträge in Ihrer Verwaltung auf sich anzupassen. 

Für Sie im Kontext der Corona-Krise erstellte und bereitgestellte Prozesse sind:

  • Elektronischer Briefkasten
  • Entschädigungen nach §56 des Infektionsschutzgesetzes
  • Meldung von Corona-Verdachtsfällen
  • Stundungsantrag
  • Freiwillige Hilfe

Ausbaumöglichkeiten

Alle Mitglieder der civento-Community können auf vielfältige Weise ihre civento-Instanz ausbauen und auf ihre Bedürfnisse hin anpassen. Neben der Nutzung der bereits vorhandenen Abläufe in der Prozessbibliothek und der Beauftragung eines Dienstleisters, z. B. der ekom21, mit der Erstellung und Anpassung von Prozessen liegt ein weiterer Weg darin, in Ihrer Kommune selber die Kompetenz aufzubauen, Prozesse mit civento zu erstellen und anzupassen – dazu bietet die ekom21 Ihnen ein ausgereiftes civento-Schulungsprogramm an.

civento baut auf dem Community-Prinzip auf, das sich durch folgende Eigenschaften auszeichnet:

  • Beschleunigung der Prozessdigitalisierung
  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Standardisierung durch gemeinsame Prozessbibliothek
  • „Best-Practice“ für Standard-Aufgaben
  • Einfache Realisierung interkommunaler Zusammenarbeit