Begriffsbestimmungen

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 alle ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Gesetzesgrundlage: Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG)

Im Erlass zur Aktenführung für die Dienststellen des Landes Hessen sind die Vorgaben für das dauerhafte elektronische Langzeitspeichern von Akten sowie die Vorgaben für die Veraktung geregelt. Daneben werden Kriterien für die Dauer der notwendigen dauerhaften Langzeitspeicherung genannt, wenn es keine besonderen Rechtsvorschriften in Einzelgesetzen gibt. Gesetzesgrundlage: Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen

Schriftform ist im Rechtswesen ein gesetzliches Formerfordernis, wonach bestimmte Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst sein müssen sowie vom Aussteller und dessen Vertragspartner eigenhändig mit voller Namensunterschrift zu unterzeichnen sind. Schreibt ein Gesetz für eine Erklärung die Schriftform vor, muss die Urkunde nach § 126 Satz 1 BGB von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichen (§ 40 BeurkG) unterzeichnet sein. Ist in Einzelgesetzen ein Schriftformerfordernis geregelt, kann dies unter anderem auch durch die eID des Neuen Personalausweises (nPA) ersetzt werden. Siehe hierzu § 3 HVwVfG. Gesetzesgrundlage: § 126 Satz 1 BGB & HVwVfG

Verwaltungsleistungen sind alle Ergebnisse der öffentlichen Verwaltungstätigkeit, durch die die ihr übertragene Aufgaben erfüllt werden.

Ein Verwaltungsportal ist ein gebündeltes, elektronisches Angebot eines Landes mit Angeboten einzelner Behörden. Der Einstieg für Bürger*innen kann über die kommunale Website erfolgen. In der Regel haben alle Kommunen in Hessen bereits ein Verwaltungsportal. Die Integration in ein Verwaltungsportal des Landes oder des Bundes (Portalverbund) ist Angelegenheit des Landes Hessen und wird zu gegebener Zeit mittels einer Gateway-Systematik realisiert. Für Kommunen besteht hier kein Handlungsbedarf.

Der OZG-Umsetzungskatalog bildet derzeit die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung: Darin sind die 575 Leistungen genannt, die digitalisiert werden müssen. Basis für den OZG-Umsetzungskatalog ist der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa), in dem die Leistungen verzeichnet sind, die die Verwaltung erbringt. Die Leistungen sind 14 Themenfeldern zugeordnet und dort wiederum in einzelne Lebenslagen unterteilt. Nicht berücksichtigt sind hier individuelle Rechtsgrundlagen wie Ortssatzungen, individuelle Verträge, gemeinschaftliche Leistungserbringung (z.B. über Zweckverbände) etc. Hier sind die Kommunen gefragt, die Leistungen zu dokumentieren. Eine Überprüfung der Satzungsinhalte im Vorfeld ist notwendig.

Online-Services ermöglichen das digitale Stellen von Anträgen für Verwaltungsleistungen.

Die ekom21 stellt den Kommunen Online- Services (siehe S. 12) zur Verfügung. Sofern keine weitere Digitalisierung der Prozesse vorgesehen oder noch nicht umgesetzt ist, geht der Antrag aus dem Antragsassistenten im sogenannten OZG-Postkorb ein. Die Sachbearbeiter*innen greifen – je nach Berechtigung – auf den Postkorb zu und beund verarbeiten die dort als PDF eingegangenen Unterlagen konventionell weiter. Der OZG-Postkorb entfällt, wenn der Prozess durchgängig digital abgewickelt wird.

Die ekom21-Digitalisierungsfabrik besteht aus der OZG-Umsetzungsfabrik sowie der Digitalisierungswerkstatt. In der OZG-Umsetzungsfabrik wird die technische Umsetzung von Online-Antragsverfahren durchgeführt. Hierbei wird nur der Antrag (Bürger- und Unternehmensseite) betrachtet und nicht die Sachbearbeitungsebene in der Verwaltung. In einer standardisierten Vorgehensweise werden alle Leistungen aus dem OZG-Umsetzungskatalog − unter Zuhilfenahme fachlicher Expertise aus der kommunalen Familie und technischer Expertise der ekom21 − nach Fachgebiet beziehungsweise Amt gebündelt und digitalisiert. Die umgesetzten Antragsverfahren sind so standardisiert, dass sie hessenweit von jeder Kommune genutzt werden können.

Das OZG-Dashboard ist das zentrale Tool, um die in der Digitalisierungsfabrik zentral erstellten Prozesse übersichtlich darzustellen. Außerdem bietet es eine Aufstellung der zur Zeit in Bearbeitung befindlichen und kurzfristig geplanten Prozesse. Sie können hierüber auch Ihre internen Tests verwalten und Demoprozesse aufrufen sowie Prozesse für die Verwendung in Ihrer Verwaltung konfigurieren. Das OZGDashboard bietet zu jedem Prozess Downloads, die Ihnen die Einführung der Prozesse erleichtern.

https://ozg.intern.ekom21.de/

Ein großer Teil der Leistungen, die im Rahmen der OZG-Umsetzung online bereitgestellt werden müssen, werden auch bundesweit erstmals digitalisiert. Die Bereitstellung soll daher gemäß des Prinzips „Einer für Alle“ (EfA) erfolgen. Dies bedeutet: Leistungen sollen idealerweise so digitalisiert werden, dass Kommunen in anderen Bundesländern diese nachnutzen können und sie den Online-Prozess daher nicht noch einmal selbst entwickeln müssen. Der Online-Service wird jeweils von einem IT-Dienstleister wie der ekom21 auf einer zentralen Plattform wie civento betrieben. Kommunen aus anderen Bundesländern schließen sich an und können den Online- Service mit kleineren Anpassungen für sich übernehmen. Der Online-Service wird zentral weiterentwickelt und der Betrieb anteilig finanziert. Standardschnittstellen sorgen für die passende Anbindung und den Transport.

Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa), in dem die Leistungen verzeichnet sind, die die deutsche Verwaltung erbringt.

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) dient dazu, leicht verständliche Bürgerinformationen, einheitliche Datenfelder für Formularsysteme und standardisierte Prozessvorgaben für den Verwaltungsvollzug bereitzustellen. Ziel ist es, den Übersetzungs- und Implementierungsaufwand rechtlicher Vorgaben zu senken.

Nutzer sind die Personen, die Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen (z. B. Bürger*innen oder Unternehmen).

Im Rahmen des sogenannten verteilten Vorgehens haben sich die Länder die Themenfelder des OZG für die Bearbeitung aufgeteilt. Für einige wenige Verwaltungsleistungen wurden beispielhaft „Digitalisierungslabore“ eingerichtet. Die Ergebnisse sollen als Blaupause für eine spätere lauffähige Implementierung auf der technischen Infrastruktur der Verwaltungsdiensteanbieter und deren IT-Dienstleistern dienen. In der Praxis spielen die Ergebnisse der Digitalisierungslabore derzeit leider nur eine untergeordnete Rolle.

Die Regierungspräsidien in Hessen sind derzeit die Digitalen Modellbehörden (DMB) in Hessen. In diesen Digitalen Modellbehörden sollen im Rahmen des Programms „Hessen digital“ alle Verwaltungsleistungen digitalisiert werden.

Im Rahmen der Umsetzung der Vereinbarung des Landes Hessen mit den kommunalen Spitzenverbänden soll in Modellkommunen unter den erarbeiteten Bedingungen Lösungen für alle hessischen Kommunen entwickelt werden. Das Land unterstützt die Modellkommunen finanziell.

Bei dem Bürger- und Servicekonto Hessen (BuS) handelt es sich um das Nutzerkonto im Sinne des § 2 Abs. 5 OZG. Es bildet eine zentrale Identifizierungskomponente für den Zugang zu öffentlichen Verwaltungsleistungen ab. Das BuS wird von der ekom21 im Auftrag des Landes Hessen betrieben.

Der Hessenfinder ist das vom Land Hessen zur Verfügung gestellte Wissens- und Informationssystem im Sinne des § 1 Abs. 2 EAHG. Der Hessenfinder soll künftig die Funktion eines hessischen Verwaltungsportals wahrnehmen. Hierfür ist es notwendig, dass auch die kommunalen Leistungen entsprechend eingepflegt sind. Die Möglichkeiten der Pflege der Einträge – insbesondere die Zuständigkeiten – durch die Kommunen direkt mittels Schnittstellen zu den CMS-Systemen muss kontinuierlich gepflegt und intensiviert werden. Ohne Input der unterschiedlichen Verwaltungsebenen kann der Hessenfinder als zentrales „Zugangssystem“ zu Verwaltungsleistungen seinen ihm zugedachten Aufgaben nicht gerecht werden.

Im Rahmen von E-Payment können Verwaltungsleistungen direkt online bezahlt werden. Dies ermöglicht es Vorauszahlungen bis zur Höhe der zu erwartenden Gebühren im Sinne des § 16 HVKoStG für Verwaltungsleistungen zu erheben. Die zentrale Bezahlplattform in Hessen ist das Produkt epay21 der ekom21, welches über zahlreiche Schnittstellen zu Fachverfahren verfügt. Die Anbindung von Payment Service Providern (PSP) obliegt der jeweiligen Kommune. Hier stehen neben PayPal auch diverse PSPs Ihrer Hausbanken zur Verfügung. Gesetzesgrundlage: Gemeindekassenverordnung Hessen §13 (elektronische Zahlungssysteme)

Ein E-Payment-Manager ist ein elektronisches Werkzeug, welches innerhalb Ihres Finanzwesens eine automatisierte Verbuchung von Online-Bezahlvorgängen vornimmt. Auf diese Weise wird Ihre Finanzabteilung deutlich entlastet, da von den PSPs (Payment Service Provider) häufig Sammelüberweisungen vorgenommen werden, welche einzelnen Vorgängen zugeordnet werden müssen. Sprechen Sie hierzu Ihren Partner im Bereich Finanzwesen an, um weitere Informationen zu erhalten.

Der/die Digitalisierungsbeauftragte ist die zentrale Anlaufstelle für die Koordinierungsstelle bzw. die ekom21 für alle Fragen und Angebote an die Kommune in Sachen Digitalisierung. Es gibt viele Hürden zu überwinden, um das Vorhaben, ganzheitlich digital zu werden, in die Tat umzusetzen.

Entsprechend informiert die ekom21 die Digitalisierungsbeauftragte/-n in einschlägigen Newslettern und Veranstaltungen wie Open Door Digitalisierung zu aktuellen Themen.

Die auserwählte Person muss sich zwangsläufig ausgiebig mit dem Thema der Digitalisierung und der digitalen Transformation auseinandersetzen.

Der/die Digitalisierungsbeauftragte geht das ganze Projekt strategisch an, erstellt eine Ist-Analyse und sucht gezielt nach verschiedenen Möglichkeiten der Umsetzung, bevor die Wahl auf eine Lösung fällt und die Entscheidung getroffen wird, wann welche Prozesse digitalisiert werden und wie die Umstellung von analog zu digital erfolgt.

Kommunen melden ihre/-n Digitalisierungsbeauftragten über ein Formular auf der Website an die ekom21.

Die Aufgaben des Digitalisierungsbeauftragten werden dabei von der Kommune festgelegt.

Handlungsfelder beschreiben die Bereiche einer Verwaltung, welche von der Verwaltungsdigitalisierung betroffen sind. Darunter verstehen wir neben Handlungsfeldern mit direktem Bezug zum Bürger wie z. B. Meldewesen, Personalausweiswesen usw. auch interne Handlungsfelder (Verwaltungsbereiche/ Ämter), wie z. B. Personalwesen.

Formular-Services stellen die einfachste Möglichkeit dar, rechtskonform Online- Services im Rahmen des OZG anzubieten. Häufig werden hier sogenannte Formularserver eingesetzt. Hierbei handelt es sich meist um die Bereitstellung von ausfüllbaren, teilweise auch „intelligenten“ Formularen (PDG). So kann ein „Antrag“, der mittels eines Formular-Services erstellt wird, nur – wenn überhaupt – mit erheblichem Aufwand medienbruchfrei weiterverarbeitet werden.

Unter Responsive Design versteht man die technische Möglichkeit zum Anpassen von Webseiten-Layouts an das Endgerät des Nutzers. Dies betrifft insbesondere das Nutzen digtialer Angebote der Kommunen auf mobilen Endgeräten (z. B. Tablets, Smart-Phones). Es ist sinnvoll, Websites mit einem Responsive Design zu versehen, da Bildschirmgröße und Auflösung von Gerät zu Gerät unterschiedlich sind. Texte und Navigationselemente sind in ihrem Design flexibel, um das beste Ergebnis für unterschiedliche Geräte zu erzielen.

civento ist die erweiterbare Prozessplattform der ekom21 mit vollständigem Dokumentenmanagementsystem und Zahlungssystemintegration für die Bearbeitung individueller Prozesse vom Antrag bis zur dauerhaften Langzeitspeicherung. civento bietet die Möglichkeit, vielfältige Verwaltungsprozesse zu definieren und „ablaufen“ zu lassen. Dazu gehören typische Antragsprozesse, die durch Bürger*innen sowie Unternehmen initiiert werden, aber auch verwaltungsinterne Prozesse. civento ist die Basis zur Umsetzung der OZG-relevanten Prozesse in Hessen.

Die elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht die medienbruchfreie Bearbeitung von digital gestellten Anträgen für alle Verwaltungsleistungen. Diese erfolgt auf Basis einer Integration des Online-Antragsportals in eine elektronische Vorgangsbearbeitung. Das Land Hessen stellt allen hessischen Kommunen den Betrieb von civento kostenfrei zur Verfügung (befristet bis zum 31.12.2024). Die Kommunen stellen die von ihnen selbst im Rahmen ihrer Digitalisierungsprojekte erstellten Prozesse über die Prozessbibliothek für alle anderen hessischen Kommunen zur Weiterverwendung zur Verfügung. Durch die freiwillige, intensive interkommunale Zusammenarbeit und das Prinzip des „Einer für alle und alle für einen“ entsteht die civento- Community.

Seit dem 1. Januar 2018 ist der elektronische Rechtsverkehr mit Gerichten bundesweit verbindlich. Damit haben Behörden sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts einen sicheren Übermittlungsweg für das Zustellen elektronischer Dokumente und für deren Austausch mit Gerichten zu eröffnen. Zu diesem Zweck wurde das besondere Behördenpostfach, kurz „beBPo“ genannt, eingerichtet. Gesetzesgrundlage: Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV)

Die E-Akte entspricht den Vorschriften des Hessischen Aktenführungserlasses:

• Die E-Akte ist eine digitale Datensammlung, die nach dem Vorbild herkömmlicher Akten (auf Papier) aufgebaut ist. ƒ 
  
• Die E-Akte besteht aus Strukturdaten (Aktenpläne, Rollen, Rechte), Metadaten (Schlüssel, Verarbeitungsdaten) und  Dokumenten. ƒ 
  
• Die E-Akte wird befüllt über Digitalisierungsarbeitsplätze, elektronisch von den Fachanwendungen und die Übernahme aus anderen Dokumentverarbeitungssystemen (E-Mail, Fax). ƒ 
  
• Die E-Akte wird objektbezogen genutzt durch die Fachanwendungen oder objektübergreifend im Rahmen der verfügbaren Rechte. ƒ 
  
• Die Struktur der elektronischen Akten folgt der physischer Akten (Aktendeckblätter, Laschen und Register).
  

Hierunter versteht man die Aufbewahrung und Erhaltung von elektronischen Dokumenten für den Zeitraum ihrer Aufbewahrungsfrist. Die fachlichen Anforderungen an elektronische Akten sind:

• Integrität: Sicherstellung der Korrektheit und Unversehrtheit, sowie Metadaten und Protokollinformationen ƒ 
  
• Authentizität: Zweifelsfreie Übereinstimmung mit Ursprungsdaten, Identität des Verfassers ƒ 
  
• Vollständigkeit: Zugehörige Primärdaten, Metadaten, Bearbeitungs- und Protokollinformationen, Aufbewahrung im Aktenzusammenhang (Sammelakten) ƒ 
  
• Nachvollziehbarkeit: Alle Informationen zu allen wesentlichen Bearbeitungsschritten für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist ƒ 
  
• Verfügbarkeit: Zugriff und Anzeige der archivierten Dokumente in einem angemessenen Zeitrahmen ƒ 
  
• Vertraulichkeit: Schutz vor unbefugtem Zugriff ƒ 
• Lesbarkeit: Sicherstellung der Anforderungen vor dem Hintergrund wechselnder Dateiformate und Speichertechnologien. Sicherstellung des Zugriffs auf die verwendeten Speichersysteme ƒ 
• Verkehrsfähigkeit: Übertragung von Dokumenten, Vorgängen und Akten von einem System zu einem anderen. Nachweis der Sicherung von Qualität, Integrität und Authentizität der übertragenen Daten
  

WORM bezeichnet Vorkehrungen in der Informationstechnik, die das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft ausschließen. Die dabei eingesetzten Datenspeicher können nur gelesen und fortgesetzt bis zu ihrer Kapazitätsgrenze beschrieben werden. Der Name ist ein Akronym für „write once read many“ oder „write once read multiple“ (englisch für „schreibe einmal, lese vielfach“). Dieser Standard kommt im Rahmen der elektronischen Langzeitspeicherung der ekom21 zum Einsatz.

Content Management Interoperability Services (CMIS) ist ein offener und herstellerunabhängiger Standard zur Anbindung von elektronischen Langzeitspeichern. Dieser Standard wird bei ekom21 verwendet, um Fachanwendungen an Systeme zur elektronischen Langzeitspeicherung anzuschließen.

Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes. Der Aktenplan ist Teil der Registraturordnung (RegO). Allerdings können Aktenplan und Registraturordnung auch getrennt voneinander existieren. Wenn ein Aktenplan ausschließlich für eine Organisationseinheit einer Behörde Gültigkeit hat, wird er als Teilaktenplan bezeichnet. Gilt der Aktenplan für die gesamte Behörde, spricht man vom Gesamtaktenplan. Der Einheitsaktenplan wird in mehreren Behörden angewandt.

Viele Hersteller bieten integrierte E-Akten für eine Vielzahl von Fachanwendungen an. In der Regel handelt es sich dabei jedoch lediglich um Systeme zur elektronischen Datenhaltung innerhalb der Fachanwendung. Damit auf Papieroriginale verzichtet und die volle Effizienz digitaler Datenhaltung erreicht werden kann, ist es zwingend notwendig, einen elektronischen Langzeitspeicher anzuschließen. Dies geschieht in der Regel durch einen separaten Client oder ein Modul. Für die elektronische Langzeitspeicherung fallen weitere Kosten an, welche bei der Beschaffung von integrierten E-Akten beachtet werden müssen.

einen elektronischen Langzeitspeicher benötigen Sie eine separate Software. Um bei der ekom21 betriebene Fachverfahren an einen solchen Langzeitspeicher anzuschließen, kommen aktuell zwei Lösungen zum Einsatz. Ein Modul ist eine Schnittstelle, welche eine Anbindung an ein Fachverfahren erlaubt, ohne auf eine eigene Benutzeroberfläche zu setzen. Hierbei kommt eine CMIS-Schnittstelle zum Einsatz, sodass Sie abgelegte Dokumente direkt aus dem Fachverfahren beauskunften können. Ein Client kommt dann zum Einsatz, wenn eine CMIS-Anbindung nicht möglich ist. Bei einem Client haben Sie eine eigene Benutzeroberfläche, mit der Sie einen Langzeitspeicher beauskunften können. Diese Systematik wird mittelfristig abgelöst und durch Module ersetzt werden.